در این مقاله، به بررسی 10 نکته بسیار مهمی که کاربران در هنگام خرید دستگاه و نرم افزار حضور غیاب با آن دقت نمی‌کنند و با مشکلاتی رو به رو می‌شوند، پرداخته خواهد شد.
1- بررسی قابلیت‌های دستگاه:
قبل از خرید دستگاه حضور و غیاب، باید به دقت قابلیت‌های آن را بررسی کنید. برخی از دستگاه‌ها قابلیت‌های اضافی دارند که می‌تواند از آن‌ها در بهبود عملکرد شرکت شما کمک کند، به عنوان مثال امکان ثبت ترددهای کارمندان بر روی دو شیفت، تنظیم گروه‌بندی کارمندان، قابلیت ارتباط با سایر سیستم‌های شرکت و غیره. بنابراین، بررسی کامل قابلیت‌های دستگاه و انتخاب دستگاهی که به نیازهای شرکت شما بیشترین پوشش را می‌دهد، بسیار اساسی است.
2- بررسی سازگاری با سیستم عامل:
قبل از خرید نرم‌افزار حضور و غیاب، باید از سازگاری آن با سیستم عامل مورد استفاده در شرکت خود اطمینان حاصل کنید. بررسی کنید که آیا نرم‌افزار با سیستم عامل شما سازگار است یا خیر؟ همچنین، بررسی کنید که آیا نسخه جدید نرم‌افزار با سیستم عامل شما سازگار است یا خیر؟ به عنوان مثال، اگر سیستم عامل شما ویندوز 10 است، باید از نرم‌افزاری که با این سیستم عامل سازگاری دارد استفاده کنید. در غیر این صورت، با مشکلاتی همچون اجرای ناصحیح نرم‌افزار، کندی عملکرد و خطاهای متعدد روبرو خواهید شد.
3- بررسی قابلیت انتقال داده‌ها:
قابلیت انتقال داده‌ها بین دستگاه حضور و غیاب و سایر سیستم‌های شرکت بسیار مهم است. در صورتی که دستگاه قابلیت انتقال داده‌ها را به سایر سیستم‌های شما نداشته باشد، شما باید داده‌های حضور و غیاب را به صورت دستی وارد سیستم‌های دیگر کنید که باعث افزایش خطا و کاهش دقت می‌شود. برای این کار، باید دستگاه حضور و غیابی را انتخاب کنید که به راحتی اطلاعات را به سایر سیستم‌های شرکت منتقل کند. به عنوان مثال، دستگاهی که از قابلیت ارتباط با شبکه شرکت پشتیبانی می‌کند، می‌تواند به عنوان یک گزینه مناسب برای شما باشد.
4- بررسی قابلیت دسترسی از راه دور:
قابلیت دسترسی از راه دور به دستگاه حضور و غیابمی‌تواند از اهمیت بسیاری برخوردار باشد. در صورتی که شما به عنوان مدیر یا مسئول شرکت، در مکان دیگری به خدمات دستگاه حضور و غیاب نیاز دارید، قابلیت دسترسی از راه دور می‌تواند بسیار مفید باشد. بنابراین، بررسی کنید که آیا دستگاه حضور و غیابی را انتخاب کنید که به شما اجازه دسترسی از راه دور به آن را می‌دهد.
5- بررسی قابلیت پشتیبانی:
قابلیت پشتیبانی از دستگاه حضور و غیاب و نرم‌افزار مربوطه بسیار مهم است. در صورتی که با مشکلاتی روبرو شدید، باید به سرعت به افرادی که قادر به رفع مشکلات هستند، دسترسی داشته باشید. بررسی کنید که آیا شرکت سازنده دستگاه و نرم‌افزار، پشتیبانی کافی در اختیار شما قرار می‌دهد یا خیر؟ همچنین، بررسی کنید که آیا پشتیبانی به صورت آنلاین، تلفنی و یا حضوری قابل دسترسی است یا خیر؟
6- بررسی قابلیت جمع‌آوری داده‌ها:
قابلیت جمع‌آوری داده‌ها و تحلیل آن‌ها بسیار مهم است. در صورتی که دستگاه حضور و غیابی را انتخاب کنید که این قابلیت را ندارد، نمی‌توانید از اطلاعات جمع‌آوری شده بهره‌مند شوید و بهبود عملکرد شرکت خود را به دست آورید. برای این کار، بررسی کنید که دستگاه حضور و غیابی که قصد خرید آن را دارید، آیا امکان جمع‌آوری داده‌های کارمندان را دارد یا خیر؟ همچنین، باید از قابلیت تحلیل داده‌ها توسط دستگاه و نرم‌افزار اطمینان حاصل کنید.
7- بررسی قابلیت ارتباط با سیستم‌های مالی:
در صورتی که که شما از یک سیستم مالی استفاده می‌کنید، بسیار مهم است که دستگاه حضور و غیابی را انتخاب کنید که به راحتی با سیستم مالی شما ارتباط برقرار کند. برای این کار، بررسی کنید که آیا دستگاه حضور و غیابی قابلیت ارتباط با سیستم مالی شما را دارد یا خیر؟ همچنین، بررسی کنید که آیا داده‌های حضور و غیابی به صورت خودکار به سیستم مالی شما ارسال می‌شود یا خیر؟
8- بررسی قابلیت سفارشی‌سازی:
قابلیت سفارشی‌سازی دستگاه حضور و غیاب و نرم‌افزار مربوطه بسیار مهم است. با توجه به نیازهای شرکت شما، ممکن است نیاز به تغییراتی در دستگاه حضور و غیاب و نرم‌افزار آن داشته باشید. بنابراین، بررسی کنید که آیا شرکت سازنده دستگاه حضور و غیاب و نرم‌افزار، قابلیت سفارشی‌سازی را به شما ارائه می‌دهد یا خیر؟ همچنین، بررسی کنید که آیا قابلیت تنظیم گروه‌بندی کارمندان و تنظیم شیفت‌های مختلف برای کارمندان وجود دارد یا خیر؟
9- بررسی قابلیت استفاده آسان:
قابلیت استفاده آسان از دستگاه حضور و غیاب و نرم‌افزار مربوطه بسیار مهم است. شما باید دستگاه حضور و غیابی را انتخاب کنید که به راحتی توسط کارمندان استفاده شود و نیاز به آموزشات پیچیده نداشته باشد. برای این کار، بررسی کنید که آیا دستگاه حضور و غیابی و نرم‌افزار آن دارای رابط کاربری ساده و آسانی هستند یا خیر؟ همچنین، بررسی کنید که آیا نرم‌افزار دستگاه حضور و غیابی قابل استفاده از طریق دستگاه‌های موبایل و تبلت است یا خیر؟
10- بررسی قابلیت امنیت:
امنیت داده‌های حضور و غیاب بسیار حائز اهمیت است. شما باید دستگاه حضور و غیابی را انتخاب کنید که دارای قابلیت‌های امنیتی قوی باشد و اطلاعات حضور و غیاب کارمندان را به درستی محافظت کند. برای این کار، بررسی کنید که آیا دستگاه حضور و غیابی دارای قابلیت احراز هویت دو عاملی است یا خیر؟ همچنین، بررسی کنید که آیا دستگاه حضور و غیابی دارای سیستم رمزنگاری قوی برای حفاظت از داده‌های کاربران است یا خیر؟
در کل، برای خرید دستگاه حضور و غیاب و نرم‌افزار مربووطه، شما باید موارد فوق را در نظر داشته باشید و با تحقیق و بررسی‌های دقیق، دستگاه حضور و غیابی را انتخاب کنید که به نیازهای شرکت شما بیشترین تطابق را داشته باشد و قابلیت ارتقا و تغییرات در آینده را نیز داشته باشد. همچنین، پیش از خرید، بهتر است با شرکت سازنده یا فروشنده دستگاه حضور و غیابی تماس بگیرید و اطلاعات بیشتری درباره قابلیت‌ها، امکانات و قیمت آن را بدست آورید.