خرید دستگاه حضور و غیاب، یکی از مهمترین تصمیماتی است که مدیران سازمان‌ها و شرکت‌ها باید در زمینه مدیریت منابع انسانی بگیرند. در ادامه، 20 نکته مهم در خصوص خرید دستگاه حضور و غیاب را برای شما توضیح می‌دهیم:
- نوع دستگاه: نوع دستگاه حضور و غیاب باید بر اساس نیازهای سازمان و شرکت تعیین شود. دستگاه‌های اثرانگشتی، کارتی و چهره‌ای از جمله نوع دستگاه‌های موجود در بازار هستند.
- دقت در ثبت حضور و غیاب: دستگاه حضور و غیاب باید دقیقو قابل اعتماد باشد تا اطلاعات کارکرد پرسنل درست ثبت شود. برای اطمینان از دقت دستگاه، بهتر است دستگاهی با دقت بالا و تکنولوژی پیشرفته انتخاب شود.
- قابلیت اتصال به شبکه: دستگاه حضور و غیاب باید قابلیت اتصال به شبکه داشته باشد تا اطلاعات به راحتی بین دستگاه و سرور ارسال شود.
- قابلیت ذخیره اطلاعات: دستگاه حضور و غیاب باید قابلیت ذخیره اطلاعات پرسنل را داشته باشد تا در صورت بروز مشکلاتی در ارتباط با سرور، اطلاعات از دست نروند.
- قابلیت ارسال اطلاعات به سیستم‌های مختلف: دستگاه حضور و غیاب باید قابلیت ارسال اطلاعات به سیستم‌های مختلف مانند سیستم مدیریت منابع انسانی و حسابداری را داشته باشد.
- قابلیت تنظیم ساعت کاری: دستگاه حضور و غیاب باید قابلیت تنظیم ساعت کاری را داشته باشد تا در صورت تغییرات در ساعات کاری، به راحتی قابل تنظیم باشد.
- قابلیت اعمال قوانین و محدودیت‌های مختلف: دستگاه حضور و غیاب باید قابلیت اعمال قوانین و محدودیت‌های مختلف مانند اضافه کاری، تعطیلی و مرخصاتی را داشته باشد تا به راحتی در مدیریت منابع انسانی استفاده شود.
- قابلیت ثبت تصاویر: در دستگاه حضور و غیاب با تکنولوژی شناسایی چهره، قابلیت ثبت تصویر پرسنل باید وجود داشته باشد تا در صورت نیاز به تأیید هویت پرسنل، تصویر آن‌ها در دسترس باشد.
- قابلیت ارائه گزارشات: دستگاه حضور و غیاب باید قابلیت ارائه گزارشات مختلف مانند گزارش کارکرد پرسنل، گزارش اضافه کاری و گزارش مرخصی را داشته باشد.
- قابلیت اطلاع‌رسانی به پرسنل‌ها: دستگاه حضور و غیاب باید قابلیت اطلاع‌رسانی به پرسنل را داشته باشد تا آن‌ها با تأخیری کمتر از وضعیت کارکرد خود آگاه شوند.
- قابلیت تعریف رویدادهای خاص: دستگاه حضور و غیاب باید قابلیت تعریف رویدادهای خاص مانند تأخیر یا غیبت برای یک پرسنل خاص را داشته باشد.
- سرعت و زمان پاسخگویی: دستگاه حضور و غیاب باید به سرعت و در زمان مناسب به درخواست‌های کاربران پاسخ دهد.
- قابلیت تعریف سطوح دسترسی: دستگاه حضور و غیاب باید قابلیت تعریف سطوح دسترسی برای پرسنل را داشته باشد تا تنها پرسنل مجاز به دسترسی به اطلاعات خود باشند.
- قابلیت تعریف تنظیمات مختلف: دستگاه حضور و غیاب باید قابلیت تعریف تنظیمات مختلف مانند زمان‌های ثبت حضور و غیاب و تعداد بارهای مجاز برای ثبت حضور و غیاب را داشته باشد.
- وجود صفحه نمایش: دستگاه حضور و غیاب باید دارای صفحه نمایش باشد تا اطلاعات ثبت شده به راحتی قابل مشاهده باشد.
- قابلیت تنظیم زبان: دستگاه حضور و غیاب بایدقابلیت تنظیم زبان را داشته باشد تا به راحتی می‌توان زبان مورد نظر را انتخاب کرد و اطلاعات به صورت درستی ثبت شود.
- هزینه: هزینه دستگاه حضور و غیاب نیز باید در نظر گرفته شود. بهتر است دستگاهی با هزینه مناسب و قابل قبول انتخاب شود.
- پشتیبانی فنی: پشتیبانی فنی نیز بسیار مهم است. باید مطمئن شوید که شرکت فروشنده دستگاه حضور و غیاب، پشتیبانی فنی مناسب و به موقع ارائه خدمتتان. ادامه نکات مهم در خصوص خرید دستگاه حضور و غیاب به شرح زیر است:
- قابلیت اتصال به اینترنت: دستگاه حضور و غیاب باید قابلیت اتصال به اینترنت را داشته باشد تا اطلاعات به صورت آنلاین به سرور ارسال شود.
- مدت زمان ضمانت: در نهایت، باید به مدت زمان ضمانت دستگاه حضور و غیاب توجه کرد و از شرکت فروشنده مطمئن شد که در صورت بروز خرابی، پشتیبانی و خدمات پس از فروش به موقع ارائه می‌شود.
با توجه به این نکات، مدیران سازمان‌ها و شرکت‌ها میتوانند با تحلیل نیازهای خود، بهترین دستگاه حضور و غیاب را برای سازمان یا شرکت خود انتخاب کنند. در این راه، بهتر است با افرادی که در زمینه خرید دستگاه حضور و غیاب تجربه دارند، مشورت کرده و نظرات آن‌ها را در نظر بگیرید. همچنین، قیمت دستگاه حضور و غیاب و هزینه‌های پشتیبانی و نگهداری را با هم مقایسه کرده و برای خرید، از شرکتی با سابقه و اعتبار خوب استفاده کنی