دستگاه حضور و غیاب این امکان را برای مدیران سازمان ها فراهم می آورد تا زمان ورود و خروج کارمندان خود را در محل کار به صورت الکترونیکی و از طریق کامپیوتر ، تلفن همراه و غیره …. کنترل نمایند.
اطلاعات ورود و خروج هر شخص بوسیله نرم افزار حضور و غیاب منتقل شده و بدون وقفه اطلاعات را در سیستم نرم افزاری و برای هر کارمند ثبت می کند.
دستگاه حضور و غیاب فقط برای کنترل زمان ورود و خروج اشخاص کاربرد ندارد ، مثلا:
۱٫مدیریت مرخصی گرفتن های کارکنان۲٫ دادن اطلاعات لحظه ای از حضور کارمندان، مثلا این که چه کسانی در محل کار خود کار میکند، چه کسی دیر به محل کار رسیده، چه کسی بیشتر از زمان معین کار کرده و اضافه کاری داشته است و از این دست اطلاعات.
۳٫ نظارت دقیق و ردیابی کارکنانی که در محل کار حضور ندارند.۴٫ طراحی و ساخت جدول برنامه و زمان بندی کارکنان(مثلا برای پست های شیفتی)
۵٫ برطرف کردن نیاز مدیران و صاحبین مشاغل با دادن جزئیات ریز کارها
از قابلیت ها و امکانات مهمی که سیستم حضور و غیاب به ما ارائه می دهد این است که ابزارهایی
با قابلیت استفاده خود کارکنان دارند. به این صورت که به هر کارمند اجازه می دهد که ساعت های کاری اش
را خودش مدیریت کند.
مدیریت ساعات کاری متشکل از کارهایی مانند:
مرور میزان کارکرد و اندازه گیری کسری کار زمان کار، دیدن برنامه کاری و زمانی و شیفت های آن ها
(چه شیفت های گذشته، چه زمان حال و چه شیفت های آینده)،و نهایتا دیدن جزئیات مرخصی ها و
میزان آن ها است.(نرم افزار جضور و غیاب تحت وب)
نرم افزار حضور و غیاب به دو صورت ارائه می شوند:
صورت اول در نوع cloud-based ارائه می شود که در این نوع اطلاعات سیستم روی سرور های شرکت یا فرد ارائه دهنده ذخیره می شود که دسترسی به آن تنها به صورت آنلاین و با ورود به سرور ارائه دهنده امکان پذیر است. و صورت دوم در نوعon-premises ارائه می شود که در این نوع اطلاعات سیستم روی مکان ها و یا سرور های شرکت کاربر ذخیره می شود.
(مزایا و معایب)
بزرگترین فایده این سیستم های دیجیتال بی نیاز کردن ما از کارت ساعت های دستی است تمام ساعت ها
به صورت الکترونیکی و با انجام تمامی محاسبات ذخیره می شوند. این شانس خطا و اشتباه را کاهش می دهد.
نکته مثبت دیگر این است که این دستگاه تمامی نیاز های شما از اطلاعات و مدیریت های زمانی شما از قبیل
حضور و غیاب پرسنل ساعات مرخصی و برنامه ریزی زمانی را فقط و فقط از طریق یک برنامه برطرف می سازد.
بزرگترین اشکالی که می توان به این سیستم گرفت هزینه بالاتر آن نسبت به روش دستی قدیمی است که در
آن روش کارکنان روی کاغذ ساعات ورود و خروجشان را می نوشتند و یا کارت مخصوصشان را حین ورود و خروج،
وارد دستگاه میکردند و بیرون می کشیدند.نکته منفی دیگر درباره این سیستم ها این است که گاهی اوقات بازده
کاری یک یا چند کارمند را کاهش می دهد.
به گونه ای که آن ها باید در ساعت کاریشان به بررسی ساعات بپردازند که بهره وری آن ها را کاهش می دهد.
“نکته اصلی یک سیستم حضور و غیاب خود کار رفع نیاز شما برای بررسی ساعات کاری است” جمله بالا را
“وارن اشتینبرگ” یکی از غول های ارائه دهنده این سیستم از شرکت executive alliance”” درباره این سیستم
ها گفته است. او همچنین در ادامه می گوید:
”این می تواند بسیار پایه ای مانند ثبت ساعات باشد و یا بسیار کامل مانند:
ثبت غیبت ها و مرخصی ها به دلایل مختلف باشد.
متداول ترین حالت استفاده از این سیستم ها داشتن دستگاهی با یک صفحه نمایش است.
که به کارمند این اجازه را می دهد که ساعت ورود و خروجش را ثبت کند،کمای این که در بعضی
مکان ها می توان این کار را به وسیله یک کیوسک، لپ-تاپ، یک ساعت و یا حتی یک برنامه
موبایل هم انجام داد. اطلاعات همواره در سیستم ذخیره می شوند و گزارش ها لحظه به لحظه
به روی سیستم لیست کارکنان ارسال می شود”