آرشیو برچسب‌ها: نرم افزار حضور و غیاب

دستگاه حضور و غیاب ارزان

این روزها دستگاه حضور و غياب برای كنترل ورود و خروج منظم و دقیق پرسنل،یکی از ملزوماتشركت ها و سازمان هایی است كه با تعدادی پرسنل سر و كار دارند . اين نياز با افزايش تعدادپرسنلی كه بايد مديريت شوند،رشد خواهد كرد.

انتخاب دستگاه حضور و غياب مناسب با نيازهای شما ، در صورتيكه شما تخصص كافی نداشته باشيد،كار مشكلی خواهد بود.در اين قسمت به برخی از نكات كليدی كه شما را در انتخاب دستگاهحضور و غياب متناسب با  نيازهايتان كمك خواهد كرد،اشاره خواهد شد.

1) شما به دنبال چه نوع دستگاه حضور و غيابی هستيد ؟

كارت خوان های بدون تماس (دستگاههای RFID)دستگاه های بيولوژيكی (اثر انگشت، تشخیص چهره، الگوهای کف دست، اسكن شبكيه چشم)

دستگاه های پانچ دستی

عملكرد دستگاه كارت خوان بدون  تماس به اين صورت است كه  هنگامی كه كارت RFID ثبتشده در سيستم و متناظر با كاربر در مقابل  دستگاه قرار می گيرد ،كاربر شناسايی خواهد شديك دستگاه مبتنی بر اثر انگشت  پرسنل را با تطبيق الگوی اثر انگشت وی با اثر انگشتهای ثبت شده در پايگاه  داده شناسايی خواهد كرد . دستگاه های تشخيص  دست كاربران را با شكل واندازه دستشان تشخیص می دهند.

2) آيا شما به دستگاههای كنترل دسترسی یا کنترل تردد نيز نياز داريد ؟

دستگاه حضور و غياب معمولا امكان عملکرد  به  عنوان  دستگاه كنترل دسترسی را نيز دارد. در اين حالت ، دستگاه ورود / خروج به شركت يا سازمان  شما را كنترل خواهد كرد ، در نتيجه اطلاعات دقيق در مورد وضعيت كاركنان در اختيار شما قرار خواهد داد. برای اين منظور شما برای هر در ورود و خروج نياز به يك دستگاه كنترل دسترسی خواهيد داشت.پس شما بايد تمام درهای ورود و خروج مورد نظر را جهت استفاده از دستگاه كنترل دسترسی انتخاب نماييد.

اين عمليات می تواند فقط برای مكانهای خاصی از شركت مانند اتاق سرور درنظر گرفته شود.

3) چه تعداد از پرسنل به صورت همزمان نياز به ثبت تردد (ورود يا خروج) خواهند داشت ؟

اگر تعداد  پرسنلی كه در يك زمان اقدام به ثبت تردد خود خواهند كرد زياد است ، شما بهدستگاهی نياز داريد كه سرعت شناسايی آن بالا باشد. بعضی از دستگاه های بيولوژيكیچندين ثانيه زمان برای فرآيند تشخيص  اثر انگشت نياز دارند ، كه  اين زمان منجر به  ايجاد صف های طولانی كارمندانی كه قصد ورود به شركت را دارند، می شود.

4) گنجايش دستگاه

مدلهای مختلف دستگاه حضور حضورو غياب در تعداد ترددهای قابل ذخيره سازی محدوديت دارند.اگر تعداد  كارمندان شما زياد است ، شما بايد دستگاهی را انتخاب نماييد  كه حافظه ذخيرهسازی اطلاعات ترددها و پرسنل آن زياد باشد.به عنوان مثال ، اگر شما  1000 كارمند در سازمان شما مشغول كار باشند و به طور متوسط هر كارمند در روز 5 بار تردد ثبت كند، در روز 5000 تراكنش ثبت خواهد شد. در صورتي كه دستگاهی با حافظه ذخيره سازی  50000 تراكنش تهيه كنيد ، دستگاه قابليت ذخيره سازی اطلاعات را تا 10 روز خواهد داشت.

5) چه تعداد شعبه يا موقعيت برای ثبت عملكرد پرسنل در نظر گرفته ايد ؟

در صورتيكه شركت يا سازمان شما دارای شعب مختلف يا مكانهای مختلفی است كه تمايل به  مانيتور  و ثبت تردد  پرسنل  كليه شعب يا مكان ها از  دفتر  مركزی يا يك نقطه خاص  راداريد ، شما به دستگاه حضور و غیابی نياز  داريد  كه  از روش ارتباطی شبكه يا  TCP/IP بهره مند هستند. البته نرم افزاری كه بتواند اطلاعات را تاز كليه  شعب جمع آوری نموده و در يك نرم افزار مركزی پردازش نمايد، بخش مهم ديگری از تصميم گيری شما به حساب مي آيد.

6) قیمت دستگاه حضور و غیاب

معمولا یکی از ملاک های انتخاب دستگاه حضور و غیاب،قیمت مناسب و متناسب با گستردگی شرکت یا سازمان شما می باشد. در گذشته فاصله قیمت دستگاه های حضور و غیاب کارتی با  دستگاه های حضور و غیاب اثر انگشتی یا تشخیص چهره بسیار زیاد بود ولی امروزه به دلیل ارزان شدن تکنولوژی های جدید، این فاصله بسیار کم شده است.  با علم به این موضوع،همچنان دستگاههای حضور و غیاب کارتی در سطح قیمتی پایینتری قرار دارند و  می توانند انتخاب مناسبی برای شرکتهایی باشند که تمایل به پرداخت هزینه کمتری جهت خرید  دستگاه حضور و غیاب دارند  . البته گاهی اوقات در برخی سازمان ها و نهادها مانند  ارگان های نظامی، به دلایل امنیتی تمایلی به استفاده از دستگاه های بایومتریک وجود ندارند و صرفا ملاک آنها قیمت مناسب دستگاه حضور و غیاب نیست.

دستگاه حضور و غیاب ارزان

حضور و غیاب

دستگاه حضور و غیاب باشگاهی

سیستم حضورغیاب در محیط باشگاه ها هم امروزه از لازمه های کنترل ورود و خروج و مدیریت اعضای باشگاه ها تبدیل شده. باشگاه ها ی بزرگ، سازمان های پر تردد، مراکز آموزشی و… نیازمند این ساز و کار بوده اند تا بر اساس آن میزان حضور و غیاب پرسنل و اعضای خود را در محل کار یاجلسات مورد بررسی قرار می دهند و از حضور و یا عدم حضور اشخاص مختلف آگاهی می یابند.این موسسات از زمان پایه گذاری نیازمند به راهکارهایی برای بررسی وقت شناسی و علاقه ی افراد به کار و یا تمرینات بوده و همان اوایل ایده ی بررسی کنترل ورود و خروج شکل گرفت و به سرعت فراگیر شد.

در این شیوه در ابتدا نام افراد هر روز در لیست هایی بلند ذکر می شد و  نام  این افراد را  با  لیست اولیه مقایسه می کردند تا بدانند چه افرادی حاضر و چه افرادی غایب هستند.

اما این شیوه با افزایش تعداد اعضا روز به روز سخت تر و وقت گیر تر شد، تا جایی که دیگر زمان از دست رفته برای آن تبعات بیشتری نسبت به غیبت کارکنان درپی داشت. از این رو با رشد تکنولوژی های روز این نیاز سازمانها هم مانند اکثریت نیاز های دیگر با فناوری ترکیب شد و باعث آسان شدن عملکرد حضور و غیاب شد.

در این میان باشگاه ها از جمله مکان هایی بودند که بیشترین احتیاج را به این گونه سیستم ها داشتند و لذا سیستم های حضورغیاب مناسب خود را دارند. همچنین در باشگاه ها بر خلاف سازمان ها و مراکز آموزشیشهریه ها به نسبت ماه  و یا شاید  روزانه باشد و لذا بررسی میزان استفاده افراد  از بخش ها و دستگاه هایمختلف و نیز میزان مدت زمان باقی مانده ی کاربر عضو برای حفظ سرمایه ی باشگاه از اهمیت ویژه ای برخورداراست از این رو است که  سیستم های حضور غیاب باشگاهی به خوبی نیاز صاحبان مشاغل را شناسایی وآن را هدف قرار داده اند.

نحوه ی عملکرد دستگاه حضور و غیاب باشگاهی

مدیران باشگاه های ورزشی برای بازدهی بیشتر سرمایه و سرویس دهی بهتر به مشتریان خود و نیاز ویژه ایکه  به  کنترل اعضای باشگاه خود دارند  بایستی حتما از  یک ساز و کار برای تحت نظر  گرفتن  استفاده نمایند و این کنترل جز با سیستم های پیشرفته حضور و غیاب میسر نمی شود .

این سیستم ها معمولا مجموعه ای از نرم افزار ها و سخت افزار های مختلف هستند که به واسطه ی عملکرد ویژه خود می توانند کنترل کاملی بر روی اعضای باشگاه ، دستگاه های مختلف ، میزان شهریه پرداختی و مدتزمان اشتراک باقی مانده عضو و… داشت.

دستگاه حضور و غیاب باشگاهی مازاد بر کنترل اعضای باشگاه می تواند بر روی پرسنل و کارکنان باشگاه نظارت داشته باشد و از طریق اثر انگشت ، چهره، کارت اعتباری و…  ورود و خروج کارکنان و اعضای باشگاه رابسنجد و برای مدیریت ارسال نمایند.

باید در نظر داشته باشید که این ساز و کارها کلی هستند و برخی از سیستم ها ممکن است تمام این قابلیتها و توانمندی ها را نداشته باشند،اما در عموم سیستم های حضور غیاب باشگاهی چنین قابلیت هایی وجود دارد.

نحوه ی عملکرد این سیستم ها برای باشگاه ها عموما به این صورت است که با پرداخت شهریه مورد نظر نام و اطلاعات شخص در سیستم اصلی باشگاه ثبت می شود .

مدت زمان و محدودیت های لازم(مانند تعداد و ساعات حضور در روز و یا دستگاه و مکان هایی که شخص میتواندبه آن ها دسترسی داشته باشد ) تعیین می شود و  این اطلاعات توسط  یک شناسه به شخص داده می شود تا توسط ریدر ورودی در زمان استفاده از خدمات خوانده شود.

این شناسه ممکن است یک کارت اعتباری ، اثر انگشت یا یک چهره باشد . شخص نیز قبل از استفاده و یا ورود به باشگاه شناسه خود را در اختیار ریدر قرار می دهد.این ریدر ممکن است یک دستگاه کارت خوان یا یک سنسور تشخیص اثر انگشت و  یا حتی یک صفحه ورود پسورد باشد . سپس ریدر اطلاعات دریافتی را به سیستم اصلی ارسال می کند و با توجه به محدودیت های تعیین شده ی قبلی اجازه دسترسی و یا عدم دسترسی شخص به

نقطه ی مورد نظر را می دهد.

ویژگی اصلی سیستم های حضور و غیاب باشگاهی

این سیستم ها امروزه دارای ویژگی های متنوع و متفاوتی هستند که از یک مدل تا مدل دیگر متفاوت  می باشد و  این سبب تفاوت در هزینه و کارایی شده است . اما هر سیستم چند ویژگی اصلی دارد که در همه سیستم ها مشترک بوده و اصل لاینفک آن ها می باشد.

۱) ثبت اتوماتیک زمان :

ثبت زمان بصورت خودکار و اتوماتیک از مولفه های اصلی یک سیستم حضور و غیاب باشگاهی است.

۲) دسترسی راحت به اطلاعات :

یکی از مولفه های این سیستم ها دسترسی راحت به اطلاعات ثبت شده می باشد.مدیریت به راحتی می تواند اطلاعاتی که سیستم ثبت کرده است را به راحتی ببنید  و یا در داخل اطلاعات سرچ انجام دهد. این در حالی است که در سیستم های سنتی دسترسی به اطلاعات بسیار دشوار بود.

۳) مدیریت کارکنان و یکپارچه سازی :

برخی  از دستگاه های حضور و غیاب باشگاهی  این قابلیت را  دارند تا میزان حقوق و  پرداخت های کاربران را  مدیریت کنند و بر اساس برنامه ریزی های قبلی که برای آن ها  انجام می شود می توانند در صورت اتمام اشتراک یک کاربر دسترسی او  را  به بخشهای مختلف محدود نمایند و  یا  از  ادامه ی فعالیت او جلوگیری نمایند مگر اینکه کاربر اشتراک جدید خریداری نماید و یا هزینه های قبلی خود را پرداخت نماید. مازاد بر این قابلیت محاسبه حقوق

مربیان نیز وجود دارد .

طریقه اضافه کردن کارت در دستگاه حضور و غیاب Biolitenet 

• ابتدا وارد منو دستگاه حضور و غیاب Biolitenet شوید

• سپس با کلید جهت نمای راست بر روی گزینه Divice رفته و ok نمایید

• بر روی گزینه اول authorization رفته و ok نمایید

• با کلید جهت نمای سمت راست بر روی گزینه operation mode رفته و ok نمایید .

• در منوی باز شده با کلید جهت نمای سمت راست بر روی card رفته ok نمایید

• در منوی card با کلید جهت نمای سمت راست حالت کارت را بر روی use قرار دهید . Ok نمایید

• در قسمت type گزینه use template باید فعال باشد و در آخر ok را بزنین .

• با زدن دکمه ESC به منوی اول برگردید . این کار برای فعال نمودن حالت خواندن کارت توسط ریدر دستگاه می باشد .

اضافه کردن کارت در دستگاه حضور و غیاب Biolitenet

به منوی user رفته و بر روی enroll که علامت بعلاوه دارد کلیک نمایید .

در قسمت ID شماره پرسنلی و یا شماره پیش کارت را وارد نمایید و ok نمایید

در قسمت enroll to با کلید جهت نمای راست گزینه card را انتخاب و o k نمایید

در قسمت بعد یعنی level بسته به نیاز یکی از گزینه های general یا administrator را انتخاب نمایید )

‘گزینه جنرال برای کاربران عادی و ادمین برای مدیران سیستم در نظر گرفته می شود و ok نمایید .

از قسمت select با دکمه ok گذشته و در مرحله بعد در قسمت card type با کلید جهت نمای سمت راست گزینه bypass card را انتخاب نموده و ok می نماییم.

در این مرحله بر روی نمایش گر دستگاه گزینه please the card نمایش داده می شود و چراغ led دستگاه به رنگ زرد شروع به چشمک زدن می نماید. در این جا شما چند ثانیه فرصت دارید کارت را مقابل آرم دستگاه یعنی سوپریماSuprema قرار دهید و پس از خوانده شدن کارت توسط دستگاه پیغام complete همراه با بوق موفقیت نشان داده می شود .

نکته : دقت کنید نوع کارتی که انتخاب و یا سفارش می دهید با ریدر کارت خوان دستگاه هم خوانی داشته باشد .

بر روی جعبه دستگاه و همینطور پشت دستگاه نوع کارت خوان در کنار شماره سریال و بارکد دستگاه درج شده است .

BLN– oc به منزله کارت خوان مایفر می باشد . در غیر این صورت کارت خوان از نوع Ro بدون تماس است.

امروزه دستگاه های حضور و غیاب اثر انگشتی متعددی در دنیا تولید شده باتوجه به قابلیتهای متفاوتی که کمپانی برروی هر دستگاه می گذارد این انتظار می رود که کار با دستگاه حضور و غیاب خیلی ساده تر شده ودر نتیجه مدیر سیستم کمتر با نرم افزار حضور و غیاب جهت ثبت مرخصی و ماموریت ها و سایر موارددر گیر شود.

یکی از دغدغه های روزمره در خصوص حضور و غیاب ثبت مرخصی و ماموریتها در نرم افزار می باشد.همانطور که می دانید در نرم افزار حضور و غیاب به غیر از اطلاعات تردد پرسنل که هنگام تخلیه اطلاعاتاز دستگاه به نرم افزار انتقال پیدا می کند،یک سری از اطلاعات مانند ثبت مرخصی ساعتی و ماموریتساعتی پرسنل هم باید به صورت دستی در نرم افزار ثبت گردد.برای تسهیل در این امر کمپانی ها کلید های عملیاتی در دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی برایثبت این اطلاعات گذاشته اند.حالا این سئوال به وجود می آید که نحوه کار به چه صورتی می باشد؟

همانطور که می دانیم تمامی دیتاهای موجود در یک سیستم به وسیله یک سری از کدها فرمان میگیرندو مثلا برای ورود یک کد خاص و  برای خروج هم یک کد جدا در نظر گرفته می شود  و  همین کدها نیز درنرم افزار حضور و غیاب به طور خاصی کار شده تا وقتی این اطلاعات از دستگاه حضور و غیاب تخلیهشد به صورت اتوماتیک  ورود ها با کد خاص برای هر فرد در یک ستون و خروج ها هم برای هر فرد در یکستون مجزا جایگزین می شود.

برای ثبت مرخصی و ماموریت ساعتی نیز به همین طور می باشد شما می توانید با ثبت کدهای دلخواهدر دستگاه حضور و غیاب و همین طور نرم افزار، این اطلاعات را به صورت اتوماتیک ثبت نمائید.این امر باعث می گردد که مدیر سیستم کمتر خود رادر گیر ثبت اطلاعات مرخصی های ساعتی و ماموریتها در ماه کرده و در اندک زمانی این اطلاعات را ذخیره نماید.

 آیا استفاده از دستگاه حضور و غیاب به عنوان اکسس کنترل امکان پذیر هست؟

دستگاه حضور و غیاب همیشه در حال گسترش و تولید فراوان می باشد.

این دستگاهها دارای قابلیتهای متفاوتی مانند اثر انگشت , کارت ,تشخیص چهره,رمز,حافظه داخلی

و غیره هستند که امکان خرید را برای مشتری آسانتر می نماید و همیشه این سئوال برای مشتری

هست که آیا میتوان از دستگاه حضور و غیاب به عنوان اکسس کنترل استفاده نمود؟

هر کمپانی در اکثر دستگاههای حضور و غیاب خود قابلیتهایی را قرار داده که بتواند از آن محصول

بهترین فروش را داشته باشد.مثلا کمپانی سوپریما توانست جدیدترین سنسور خود که دارای LFD

می باشدرا روی دستگاه های اثر انگشتی خود قرار دهد واز این رو کمپانی ZK هم توانست سنسوری

جدید به نام SILK ID را وارد بازار کند که توانایی خواندن اثر انگشت خیس – چرب و از بین رفته را دارد.

مانند دستگاه حضور و غیاب کنترل تردد Biostation A2 و نیز دستگاه حضور و غیاب کنترل تردد G3

در دو  دستگاه حضور و غیاب بالا هر دو  از لحاظ سخت افزاری به طور یکسان می باشند  و حتی

دستگاه G3 نیز دارای سیستم تشخیص چهره بوده که دستگاه biostation A2 این قابلیت را نداشته

و دوربین آن فقط عکس می گیرد.

سیستم کنترل تردد در دستگاه حضور و غیاب قابلیتی دیگر است که توسط کمپانی در سخت افزار

گذاشته می شود . به وسیله  این سیستم این امکان به وجود خواهد آمد که دستگاه بتواند کنترل تردد

درب را به عهده بگیرد،پس یعنی میتوان از دستگاه حضور و غیاب به عنوان اکسس کنترل استفاده نمود .

روند کار جهت نصب و استقرار سیستم به صورت زیر می باشد.

قفل برقی
تنظیمات رله دستگاه
ارتباط سیمهای رله با قفل برقی
تنظیمات اثر انگشت برای حضور و غیاب و کنترل تردد

1- قفل برقی

در ابتدا به نوع درب که از جنس چوب با چهارچوب فلزی و یا درب شیشه ایی برای تعیین

نوع قفل برقیتوجه میکنیم کلا 2 نوع قفل برقی داریم :

1- قفل مقابل برقی

2- قفل مگنت

قفل مقابل برقی روی چهارچوب با توجه به نوع درب نصب می گردد.

در این هنگام زبانه درب متحرک بر روی زبانه قفل برقی چفت شده و سیمهای مثبت و منفی قفل

به رله دستگاه حضور و غیاب متصل گردیده و در هنگام تائید توسط دستگاه زبانه قفل برقی به

مدت چند ثانیه خلاص می گردد.

قفل مگنت همانطور که از اسمش مشخص هست به  وسیله جریان مغناطیسی عمل می کند و

بیشترین کاربرد رو در دربهای ضد سرقت و درب شیشه ایی دارد. در این نوع قفل همیشه جریان برق

باید برقرار باشد و به طوری این قفل یکی از ایمن ترین قفلها بوده چون در زمان آتش سوزی و قطع برق

دربها به طور اتوماتیک باز می ماند و امکان فرار وجود دارد.

2- تنظیمات رله دستگاه

همه دستگاههای حضور و غیاب به قفل برقی متصل نمی شوند فقط دستگاهی که دارای رله داخلی

هست این امکان را دارد که بتواند به قفل متصل گردد.بعضی از دستگاههای حضور و غیاب  فقط به

عنوان درب بازکن هستن ولی بعضی دیگر هم به عنوان یک سیستم اکسس کنترل هم عمل می نماید.

به عنوان مثال در دستگاه حضور و غیابی که دارای سیستم اکسس کنترل هست شما می توانید برای

دستگاه در روزهای تعطیل این برنامه رو بدهید که درب را باز نکند و حتی برای یکسری از روزها بازه زمانی

را مشخص نمائید.

3-ارتباط سیم های رله با قفل برقی

در خصوص تنظیمات رله دستگاه حضور و غیاب این امکان وجود داشته که بتوان از حالت NO و یا NC

دستگاه برای اتصال به قفل برقی استفاده نمود. در حالت NO برق در قفل به مدت چند ثانیه با توجه به

مقدار زمانی که شما در دستگاه تعیین میکنید به قفل انتقال داده می شود و قفل آزاد شده و درب باز

می گردد و مجدد قفل می شود.

در حالت NC برق به صورت دائم در قفل بوده که بیشتر در قفل های مگنت این مورد اتفاق می افتد چون

برق مداوم در مدار هست از این حالت برای زمانی که برق سیستم به مدت چند ثانیه قطع شود درب باز

شده و مجدد در مدار قرار می گیرد.

4-تنظیمات اثر انگشت برای حضور و غیاب و کنترل تردد

برای اینکه لاگ های تردد در حالت حضور و غیاب و کنترل تردد با هم در نرم افزار تداخل ایجاد نکند

ما همیشه پیشنهاد میکنیم که برای هر کاربر دو شماره پرسنلی در نظر گرفته شود یکی برای حضور

و غیاب و دیگری برای کنترل تردد و اگر دستگاه اثر انگشتی استفاده می شود یک انگشت برای حضور

و غیاب و یک انگشت دیگر برای ورود و خروج های روزانه که انجام می شود در نظر گرفته شود در این

صورت این امکان وجود داشته که تردد در نرم افزار حضورو غیاب به صورت مجزا ثبت شود.

در دستگاههایی که به صورت تشخیص چهره و کارت می باشند هم به اینصورت که شناسایی چهره

برای حضور و غیاب روزانه و کارت یا اثر انگشت برای ورود و خروج روزانه در نظر گرفته شود.

برای مشتریانی که از این مدل سیستمهای برای شرکت و محل کار خود استفاده می کنند .

یک نسخه نرم افزار حضور و غیاب و یک نسخه نرم افزار کنترل تردد در اختیارشان قرار داده تا به وسیله

آن بتوانند گزارشات روزمره و یا ماهانه خود را از دستگاه حضور و غیاب دریافت نمایند.

دستگاه حضور و غیاب این امکان را برای مدیران سازمان ها فراهم می آورد تا زمان ورود و خروج کارمندان خود را در محل کار به صورت الکترونیکی و از طریق کامپیوتر ، تلفن همراه و غیره …. کنترل نمایند.

اطلاعات ورود و خروج هر شخص بوسیله نرم افزار حضور و غیاب منتقل شده و بدون وقفه اطلاعات را در سیستم نرم افزاری و برای هر کارمند ثبت می کند.

دستگاه حضور و غیاب فقط برای کنترل زمان ورود و خروج اشخاص کاربرد ندارد ، مثلا:

۱٫مدیریت مرخصی گرفتن های کارکنان۲٫ دادن اطلاعات لحظه ای از حضور کارمندان، مثلا این که چه کسانی در محل کار خود کار میکند، چه کسی دیر به محل کار رسیده، چه کسی بیشتر از زمان معین کار کرده و اضافه کاری داشته است و از این دست اطلاعات.
۳٫ نظارت دقیق و ردیابی کارکنانی که در محل کار حضور ندارند.۴٫ طراحی و ساخت جدول برنامه و زمان بندی کارکنان(مثلا برای پست های شیفتی)
۵٫ برطرف کردن نیاز مدیران و صاحبین مشاغل با دادن جزئیات ریز کارها

از قابلیت ها و امکانات مهمی که سیستم حضور و غیاب به ما ارائه می دهد این است که ابزارهایی

با قابلیت استفاده خود کارکنان دارند. به این صورت که به هر کارمند اجازه می دهد که ساعت های کاری اش

را خودش مدیریت کند.

مدیریت ساعات کاری متشکل از کارهایی مانند:

مرور میزان کارکرد و اندازه گیری کسری کار زمان کار، دیدن برنامه کاری و زمانی و شیفت های آن ها

(چه شیفت های گذشته، چه زمان حال و چه شیفت های آینده)،و نهایتا دیدن جزئیات مرخصی ها و

میزان آن ها است.(نرم افزار جضور و غیاب تحت وب)

نرم افزار حضور و غیاب به دو صورت ارائه می شوند:

صورت اول در نوع cloud-based ارائه می شود که در این نوع اطلاعات سیستم روی سرور های شرکت یا فرد ارائه دهنده ذخیره می شود که دسترسی به آن تنها به صورت آنلاین و با ورود به سرور ارائه دهنده امکان پذیر است. و صورت دوم در نوعon-premises ارائه می شود که در این نوع اطلاعات سیستم روی مکان ها و یا سرور های شرکت کاربر ذخیره می شود.

(مزایا و معایب)

بزرگترین فایده این سیستم های دیجیتال بی نیاز کردن ما از کارت ساعت های دستی است تمام ساعت ها

به صورت الکترونیکی و با انجام تمامی محاسبات ذخیره می شوند. این شانس خطا و اشتباه را کاهش می دهد.

نکته مثبت دیگر این است که این دستگاه تمامی نیاز های شما از اطلاعات و مدیریت های زمانی شما از قبیل

حضور و غیاب پرسنل ساعات مرخصی و برنامه ریزی زمانی را فقط و فقط از طریق  یک برنامه برطرف می سازد.

بزرگترین اشکالی که می توان به این سیستم گرفت هزینه بالاتر آن نسبت به روش دستی قدیمی است که در

آن روش کارکنان روی کاغذ ساعات ورود و خروجشان را می نوشتند و یا کارت مخصوصشان را حین ورود و خروج،

وارد دستگاه میکردند و بیرون می کشیدند.نکته منفی دیگر درباره این سیستم ها این است که گاهی اوقات بازده

کاری یک یا چند کارمند را کاهش می دهد.

به گونه ای که آن ها باید در ساعت کاریشان به بررسی ساعات بپردازند که بهره وری آن ها را کاهش می دهد.

“نکته اصلی یک سیستم حضور و غیاب خود کار رفع نیاز شما برای بررسی ساعات کاری است” جمله بالا را

“وارن اشتینبرگ” یکی از غول های ارائه دهنده این سیستم از شرکت executive alliance”” درباره این سیستم

ها گفته است. او همچنین در ادامه می گوید:

”این می تواند بسیار پایه ای مانند ثبت ساعات باشد و یا بسیار کامل مانند:

ثبت غیبت ها و مرخصی ها به دلایل مختلف باشد.

متداول ترین حالت استفاده از این سیستم ها داشتن دستگاهی با یک صفحه نمایش است.

که به کارمند این اجازه را می دهد که ساعت ورود و خروجش را ثبت کند،کمای این که در بعضی

مکان ها می توان این کار را به وسیله یک کیوسک، لپ-تاپ، یک ساعت و یا حتی یک برنامه

موبایل هم انجام داد. اطلاعات همواره در سیستم ذخیره می شوند و گزارش ها لحظه به لحظه

به روی سیستم لیست کارکنان ارسال می شود”